Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tugas, Tujuan, Jenis

Sekretaris adalah orang yang tugasnya membantu para eksekutif di sebuah perusahaan. Secara etimologis, arti sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu dari kata “secretum” yang berarti “rahasia” dalam bahasa Perancis disebut “secretaire” dan “secretares” dalam bahasa Belanda. Untuk informasi lebih lanjut, lihat artikel berikut ini:

pengertian-sekretaris

Definisi sekretaris

Apabila hal di atas sudah memperjelas pengertian sekretaris dalam pengertian etimologi masa kini dalam peristilahan, maka pengertian sekretaris adalah orang yang mampu atau harus dapat menjaga rahasia seorang manajer atau perusahaan, yang artinya adalah tidak wajib / harus diketahui orang atau karyawan lain.

Tugas kesekretariatan ini tidak lepas dari kerahasiaan suatu perusahaan. Hal ini disebabkan kebijakan awal yang dikeluarkan oleh manajemen atau perusahaan yang akan diketahui sekretaris sampai batas tertentu. Karena tugas sekretaris pada dasarnya adalah membantu pemimpin meringankan tugasnya.

Sekretaris mengerti menurut para ahli

Di bawah ini adalah pengertian sekretaris yang dikemukakan oleh beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut:

Setelah Hartiti Hendrato & Tulus (2004: 4)

Yang dimaksud dengan sekretaris adalah orang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pemimpin dalam melaksanakan tugas kantor.

Menurut Saiman (2002: 24)

Yang dimaksud dengan sekretaris adalah orang yang mempunyai tugas berkaitan dengan kegiatan atau kegiatan menulis atau kegiatan atau kegiatan mencatat suatu pekerjaan baik untuk kantor maupun perusahaan.

Setelah The Liang Gie (2002: 25)

Yang Saiman kutip adalah bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah pejabat yang tugasnya melakukan korespondensi, termasuk mempersiapkan pejabat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Setelah Wursanto (2002: 25)

Saiman mencontohkan, pentingnya sekretaris adalah karyawan yang tugasnya membantu manajer kantor dalam melakukan pekerjaan detail bagi supervisor atau supervisornya.

Menurut M. Braum dan Ramon (1992: 3)

“Sekretaris adalah asisten bos yang mengambil dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa kewajiban atau janji resminya, dan melakukan banyak tugas terkait penugasan yang meningkatkan efektivitas bos.”

“Sekretaris adalah asisten yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, meninjau tur sesuai kesepakatan atau mengingatkan kewajibannya, dan memenuhi banyak kewajiban lain untuk meningkatkan efektivitas kerja kepemimpinan.”

Fungsi dan tugas sekretaris

Peran dan tanggung jawab sekretaris sangat penting karena peran dan tanggung jawabnya dalam menentukan berhasil tidaknya suatu tujuan perusahaan. Berikut ini penjelasan tentang fungsi sekretaris, diantaranya sebagai berikut:

Peran sekretaris kepada atasan

Tujuan peran sekretaris kepada atasan dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah untuk:

  • Sekretaris bertindak sebagai perantara komunikasi dan juga menjaga hubungan baik bagi orang-orang yang ingin berhubungan / berkomunikasi dengan seorang manajer.
  • Berfungsi merupakan sumber informasi yang dibutuhkan pemimpin untuk memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.
  • Sekretaris juga berperan sebagai kelanjutan dari keinginan pemimpin kepada bawahan yang ingin menjalankan tugasnya.
  • Ini juga bertindak sebagai pemikiran alternatif kepemimpinan dalam menemukan atau menentukan ide.
  • Sekretaris juga berperan sebagai faktor pendukung dalam keberhasilan tugas dan tujuan kerja, serta mencerminkan kepemimpinan terhadap bawahan.

Peran sekretaris terhadap bawahan (kepemimpinan)

Tujuan menjadi bawahan terhadap peran atau fungsi sekretaris, manajer atau karyawan (anggota) dalam suatu organisasi atau perusahaan, yaitu:

  • Sekretaris berupaya untuk memastikan kelancaran kegiatan atau kegiatan organisasi / perusahaan, bertanggung jawab atas kegiatan atau kegiatan rutin dalam suatu perusahaan / organisasi dan menyampaikan pengetahuan yang ada.
  • Sebagai acuan utama untuk membahas permasalahan dengan pimpinan dalam meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan.
  • Mendukung dalam kelancaran kegiatan atau kegiatan pengelola terutama dalam kegiatan administrasi
    Tingkatkan citra bos
  • Merampingkan kegiatan administrasi atau kantor seperti memasukkan, mengarsipkan dan menggandakan dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Memperkuat hubungan atasan dan bawahan dalam hal komunikasi atau hanya sebagai penghubung antara atasan dan bawahan dalam suatu perusahaan.
  • Media pencatatan, penyimpanan, pengingat kegiatan atau kegiatan pengawas berupa rencana kerja harian di suatu perusahaan / organisasi.

Jenis sekretaris

Menurut Wursanti (2006: 2), sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi juga dikenal sebagai sekretaris lembaga, sekretaris perusahaan, sekretaris bisnis, dan sekretaris eksekutif. Sekretaris organisasi ini selain menjalankan tugas kepengurusan juga merupakan pengurus yang mengepalai suatu unit kerja di bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah sekretaris jenderal, sekretaris kabinet, sekretaris daerah, dan sebagainya.

Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang merumuskan kegiatan atau kegiatan kantor untuk membantu seseorang, dan yang juga bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang diangkat dan dibayar oleh seseorang.

Sekretaris Kepala

Sekretaris eksekutif adalah asisten pengurus suatu perusahaan atau organisasi yang diserahi tugas untuk melaksanakan tugas kantor bagi para eksekutif tertentu.

Demikian penjelasan mengenai pengertian sekretaris tentang peran, tugas, tujuan, jenis dan menurut pendapat ahli semoga bermanfaat bagi anda.

Sumber :